17. Europäische Jonglierconvention 1994 in Hagen : Rückblick des Orga-Teams ---------------------------------------------------------------------------- This text is also available in English. ---------------------------------------------------------------------------- 1. EINLEITUNG Dies ist der Versuch einige Informationen über die 17. Europäische Jonglierconvention aufzuschreiben. Es ist die Sicht der Menschen, die die Convention vorbereitet haben. Es ist die Sicht auf eine deutsche Convention, vieles ist typisch deutsch und für andere Länder nicht so wichtig. 2. UNSER PLAN 2.1. Konzept der Mitmach-Convention Unsere Idee war eine Convention zu organisieren, die durch die Jongleure entsteht/lebt. Wir wollten die Basis schaffen und andere sollten das ganze ausschmücken oder anders gesagt, wir wollten ein Frühstück organisieren und die Brötchen besorgen, den Sekt sollten dann andere mitbringen. Die Arbeit für die Convention sollte sich auf möglichst viele Leute verteilen. Sowohl bei der Vorbereitung, als auch während der Convention. Wir wollten, daß möglichst viele Jongliergruppen in den verschiedenen Städten oder auch Einzelleute Verantwortung für einen Teilbereich übernehmen und wir "nur" noch koordinieren müssen. Wir wollten auf der Convention eine Arbeitsvermittlung einrichten, die die anfallenden Arbeiten verteilt. 2.2. Zeitplan und Programmpunkte Die Convention ging offiziell vom 02.08. bis zum 07.08.94. Der Zeitplan sah so aus: Dienstag 02.08.94 ab 14:00 Uhr beginnt die Convention 21:00 Uhr Open-Stage Mittwoch 03.08.94 10:00-12:00 und 13:00-16:00 Uhr Workshops 17:00 Uhr Parade mit kurzem Stop und Begrüßung durch den Bürgermeister 19:00 Uhr Öffentliche Eröffnungsveranstaltung 23:00 Uhr UV-Raum 24:00 Uhr Live-Musik im Barzelt Donnerstag 04.08.94 10:00-12:00 und 13:00-18:00 Uhr Workshops 21:00 Uhr Open Stage für französische und spanische JongleurInnen & eine zweite Open Stage. Freitag 05.08.94 10:00-12:00 und 13:00-16:00 Uhr Workshops 17:00 und 20.30 Uhr Public-Show danach: Party Samstag 06.08.94 10:00-12:00 Workshops 14:00 Uhr Öffentliche Spiele im Stadion 22:00 Uhr Open-Air Kino 24:00 Uhr UV-Raum & Open Stage & Live-Musik im Barzelt Sonntag 07.08.94 12:00 Uhr Business Meeting danach: Aufräumen, Putzen und Abreisen... 3. WIE IST ES TATSÄCHLICH GELAUFEN 3.1. Wie kam es zu Hagen Ostern '93 bei der Britischen Convention war noch kein Ort für die Europäische Convention '94 gefunden. Achim hat angefangen einen Platz zu suchen und eine halbe Zusage aus Unna bekommen. In Leeds wurde Unna vorgestellt und angenommen. 3 Tage später hat Unna abgesagt. Dann wurde im September Hagen angefragt und nach Absprache mit der EJA der Termin Anfang August festgelegt. Im Dezember '93 kam das endgültige OK der Stadt. Also insgesamt relativ wenig Zeit eine Convention vorzubereiten. 3.2. Organisation 3.2.1. Orga-Gruppe Zu der Orga-Gruppe gehören seit Leeds '93: Achim, Til und Michael, sowie Andi und Tina, die später wieder ausgestiegen sind. Heike und Olaf stießen einige Wochen später dazu und Jens entschied sich im Dezember '93 mitzumachen. Nur Achim hat tatsächlich in Hagen gelebt, alle anderen haben sich immer mal wieder für ein Wochenende mit ihm getroffen. Später sind dann nach und nach erst Til (Anfang Mai), dann Jens & Heike (Anfang Juni), Olaf (im Juni) und Michael (ein paar Wochen vorher) auch nach Hagen gekommen. 3.2.2. Offizielle Rechtsform In Deutschland muß es für alles eine Rechtsform geben. Wir haben einen Verein gegründet, der einmal Steuervorteile genießt und andererseits bestimmte Haftungsfälle von den einzelnen Personen fernhält (z.B. Personen- oder Sachschäden). Ein anderer wichtiger Punkt ist, die Bereiche wo du haftbar bist durch Versicherungen abzudecken. Es ist ziemlich kompliziert und langwierig diesen ganzen Rechtskram durchzuziehen, also besser früh damit anfangen oder schon bestehende Strukturen/Vereine nutzen. Diese Struktur muß national verankert sein, die EJA-Stiftung in den Niederlanden kannst du in anderen Ländern nicht dafür benutzen. 3.2.3. Finanzplan Weil Lee Hayes und dazu gedrängt hat und die Stadt für ihre Zusage einen brauchte, haben wir schon im November '93 einen Finanzplan aufgestellt. Das war sehr hilfreich für uns und sollte nicht nur dann getan werden, wenn andere es wollen. Viele Beträge sind dabei erst mal geschätzt worden. JedeR aus der Gruppe durfte dann nur den geplanten Betrag für seinen/ihren Bereich ausgeben. Diese Beträge wurden tatsächlich während der gesamten Vorbereitung nicht überschritten! Bei uns hatte nur eine Person realen Zugriff auf das Geld, das hat einiges etwas komplizierter gemacht, ist aber eine gute Idee gewesen. 3.2.4. HelferInnen Wir haben versucht möglichst viele Jongleure in die Vorbereitung einzubeziehen. Z.B. haben wir auf Conventions vorher Leute angesprochen. Das hat nicht immer so funktioniert, wie wir gehofft haben. Wir haben zwei Rundbriefe herausgegeben an Jongliergruppen, Kontaktmenschen und Freunde, wo wir den Stand der Planung und was noch benötigt wird veröffentlicht haben. Darüber haben wir auch versucht Leute zu finden, die schon eine Woche vorher nach Hagen kommen, um bei den restlichen Vorbereitungen zu helfen. Die haben sich auch gefunden! 3.2.5. Arbeiten vorher Wir haben versucht Teile der Vorbereitungsarbeit vollständig in die Verantwortung Anderer abzugeben. Es hat bei einigen Sachen gut funktioniert, bei anderen gar nicht. Insgesamt ist die Arbeit, die (manchmal lange) vorher zu machen ist, von uns unterschätzt worden. 3.2.6. Arbeiten während der Convention Zum Glück haben sich während der Convention viele Leute gefunden, die eigenverantwortlich einen Teilbereich übernommen haben. Leider haben einige dadurch nicht mehr viel von der Convention mitbekommen, so wie wir übrigens auch. Aber auch die vielen HelferInnen, die mal eben die Klos geputzt oder leere Flaschen eingesammelt haben, waren wichtig und hilfreich. Damit dies funktioniert gab es eine Stelle, wo die anstehenden Jobs gesammelt und verteilt wurden. 3.2.7. Arbeiten nachher Das Aufräumen geht viel schneller als das Aufbauen. Es sind noch einige Leute etwas länger geblieben und wir waren nach ca. zwei Tagen mit dem Gröbsten fertig. Dann sind noch die ganzen Nacharbeiten zu machen. Rechnungen bezahlen, Abrechnungen machen, diesen Text schreiben usw. 3.3. Geld und Sponsoring 3.3.1. Kredite Grundsätzlich gibt es das Problem, daß lange vor der Convention schon Geld gebraucht wird, aber viele erst bei der Convention bezahlen. Wir haben dafür, wie andere vor uns auch, einen Kredit von der EJA bekommen, der nach der Convention zurückgezahlt wird. Leider war nicht mehr so sehr viel Geld bei der EJA (ca. 4000 DM und später nochmal 2.000 DM). Etwaige überschüsse sollen auch an die EJA fließen, damit die Nächsten es etwas leichter haben. Wir selber haben ca. 16.000 DM aufgebracht, um z.B. Reisekosten, Telefon und Porto, Fotokopien usw. zu finanzieren. Das Geld haben wir nachdem die Convention zuende war zurückbekommen. Außerdem haben wir nochmal 10.000 DM kurz vor der Convention geliehen, um einige Rechnungen (die unbedingt vorher bezahlt werden mußten) und Kautionen zu bezahlen. 3.3.2. Europäische Gemeinschaft Es gibt Möglichkeiten an Geld für so völkerverständigende Veranstaltungen wie Conventions ranzukommen. Z.B. das Programm "Kaleidoskop", von dem wir aus einer Veröffentlichung (93/C 228/09 vom 24.08.93) der EG-Kommission erfahren haben. Kontaktadresse ist Kommission der Europäischen Gemeinschaften - Programm Kaleidoskop - Büro 4/42, GD X/C-1 (Kulturaktivitäten) Rue de Treves 120 B-1049 Brüssel Die Gelder müssen im Jahr vorher beantragt werden, Antragsformulare für 1994 gab es ab 15.09.93 und mußten bis 01.12.93 abgegeben werden, leider waren wir zu spät. 3.3.3. Lokale Sponsoren Es gibt fast immer Möglichkeiten auf lokaler Ebene Gelder für eine Convention locker zu machen. Es kostet aber Zeit und eine bessere Vorbereitung, als wir es getan haben. Teilweise gibt es sogar Institutionen, die nichts anderes machen als Gelder aus der Wirtschaft in Kulturprojekte zu verteilen. Aber auch da waren wir wieder zu spät dran. Wichtig ist für die Suche nach Sponsoren eine klare Beschreibung des Projektes (schriftlich) und der eventuellen Werbemöglichkeiten (mit Größe, Preisen, Auflage etc.), hatten wir leider auch nicht rechtzeitig. Ein weiteres Problem war für uns von wem wir denn eigentlich Gelder nehmen wollten, die 17. Europäische Coca-Cola-Convention sollte es ja auch nicht werden. 3.3.4. Andere Quellen Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit für die Convention gibt es gute Möglichkeiten über Werbung von Firmen (Jonglierhändler freuen sich normalerweise darüber) Einnahmen zu bekommen. Auch die Standgebühren (z.B. für Imbißstände und Händler) bringen Geld. Vergeßt nicht, rechtzeitig die Brauereien anzusprechen, dort gibt es oft Material und auch Geld. Und nicht zuletzt die Public-Show, die bringt auch Geld ein... 3.4. Pressearbeit Die erste Einschätzung (das wird schon irgendwie gehen, das machen wir so mit, da findet sich schon irgendeineR) hat sich als großer Irrtum herausgestellt. Wir haben dann zwei Leute bezahlt, damit die Pressearbeit läuft. Wir brauchten einfach Menschen, die sich auskannten, die mehr Routine mit Presse hatten und die uns auch ein wenig abschirmten, vor allem während der Convention. Da es keine Jongleure waren, mußten viele Sachen genau erklärt werden, was aber auch gute Seiten hatte. Wir haben es leider nicht immer geschafft sie rechtzeitig mit den notwendigen Informationen zu versorgen und unsere Vorstellungen für Pressekontakte deutlich zu machen. Wir waren uns auch nicht immer einig was und wieviel wir mit Presse zu tun haben wollten. 3.5. Zusammenarbeit mit der Stadt 3.5.1. Was wir bekommen haben * Einen unbezahlten Praktikumsplatz für Achim im Kulturamt, der uns die Türen geöffnet hat, um ein Büro und die Infrastruktur (Telefon, Fax, Kopierer) im Kulturamt zu nutzen. Es war total hilfreich sich mit "Kulturamt" am Telefon melden zu können! * Eine städtische Arbeitsgruppe aus Jugend-, Sport- und Kulturamt, die uns geholfen und kontrolliert hat. * Viel Porto und Fax/Telefongeld. * Kostenlose überlassung des Convention-Geländes und der Turnhallen zum übernachten, teilweise mit Strom und Wasser. * Eine Ausfallbürgschaft in Höhe von 20.000 DM, falls wir nicht genug Geld einnehmen würden. * Viel Arbeitszeit der Stadtverwaltung, einige Druckkosten und Platz für Informationen zur Convention in den regulären städtischen Medien. * Kein Bargeld. 3.5.2. Was wollte die Stadt von uns Werbung, Werbung, Werbung. Das Hauptinteresse der Stadt war einen möglichst guten Eindruck in den Medien zu machen. Das ging oft über das, was wir an Pressearbeit wollten hinaus. Außerdem sollten auch viele Hagener was von der Convention haben, also Präsentation der Jongleure an möglichst vielen Stellen in der Stadt. Und sie wollten pro Bereich nur eine Kontaktperson (was sinnvoll ist) und einen "Präsidenten". 3.5.3. Genehmigungen Du glaubst gar nicht für was es alles eine Genehmigung geben muß: Plakate aufhängen, Parade machen, Straßenauftritte, Imbißbuden, Zeltaufbau, Lagerfeuer und Bierausschank auf den Gelände usw. Das ist in Deutschland sicherlich besonders schlimm. Viele dieser Genehmigungen kosten extra Geld! Durch die enge Zusammenarbeit mit der Stadt konnten einige Mark gespart werden. Es gab bei der Vorbereitung zwei Besprechungen mit allen beteiligten Ämtern. Dadurch kannten die uns, wir konnten uns um ihre Anliegen kümmern und sie waren sehr kooperativ. 3.6. Infrastruktur 3.6.1. Bar / Café Die Bar war in einem Zelt untergebracht und hatte erst abends geöffnet. Wir hatten gedacht die Bar nur von Jongleuren machen zu lassen. Leider sind in der Vorbereitung Leute abgesprungen, sodaß wir plötzlich noch schnell die Bar organisieren mußten. Wir haben dafür auf Leute aus Hagen zurückgegriffen, die wir kannten und die Erfahrung im Kneipenbetrieb hatten. Als Gegenleistung unterstützten wir ihr eigenes Kulturzentrum, indem wir ihnen einen Teil des Gewinns abgaben. Unterstützt wurden sie von freiwilligen HelferInnen. Tagsüber waren ein Getränkestand und zwei Cafés geöffnet, die in Eigenregie von Nicht-Jongleuren gemacht wurden und einen Anteil ihres Gewinnes an uns abgetreten haben. Diese Mischung aus "bezahlter" Arbeit und freiwilligen HelferInnen ist ideologisch nicht ganz einwandfrei. Wir wußten uns aber nicht anders zu helfen, bzw. wollten nicht riskieren, daß etwas total schief geht. Wir haben einfach keine Leute gefunden, die umsonst die ganze Vorbereitung und Durchführung gemacht hätten. 3.6.2. Essen Das Kochkollektiv Rampenplan aus den Niederlande hat die Grundversorgung mit Lebensmittel organisiert. Sie haben biologisch, vollwertig und vegetarisch gekocht. Sie haben es ehrenamtlich getan und zusätzlich mußten die Jongleure mit anpacken. Es ist eine gute Idee den Essensbereich vollständig abzugeben, es ist total viel Arbeit! Als Ergänzung gab es noch zwei Imbißstände (Fleisch und Fettig) und einen Eishändler. 3.6.3. Zelte Es gab ein Food-Zelt 40 x 20 m und ein Bar-Zelt 20 x 15 m. Dann drei Zirkuszelte zum Jonglieren und für Workshops und Open-Stage, denn die Hallen waren relativ klein: * 2-Master von Croisant Neuf aus England (12 Volt Solarstrom) * 2-Master von Rämmi Dämmi aus Deutschland * 4-Master von Sperlich aus Deutschland Wir wollten eigentlich mehr Zirkuszelte aufstellen, aber leider brauchen Zirkuszelte Anker, die bis zu 1,2 m in die Erde geschlagen werden. Also Zirkuszelte nur an Plätzen wo definitiv nichts in der Erde verbuddelt ist! Wir durften z.B. nicht auf die Sportplätzen und mußten dann Zelte ohne Verankerung besorgen. Ein Zelt in Deutschland aufzustellen, welches nicht nach deutscher Vorschrift zugelassen ist, grenzt an Wahnsinn. Wir hatten totale Probleme mit dem Zelt von Croisant Neuf aus England. Es gab erst 3 Tage vor der Convention das OK der Behörden und es hat uns viel Zeit und Geld gekostet. Weil das Wetter sehr gut war, hatten wir zuviel Platz in den Zelten, aber wenn's geregnet hätte wär's anders gewesen. 3.6.4. Schlafen * Es gab ein Zeltplatz, wo keine Autos hinkonnten. * Für Wohnmobile und LKW's standen Parkplätze zur Verfügung. * Es gab insgesamt 7 Turnhallen, weil wir leider die Schulgebäude nicht nutzen durften. D.h. viele Leute für Batch-Kontrolle an den Hallen. Benutzt wurden nur 2 davon, weil kaum eineR in den Hallen schlafen wollte. Das Wetter war einfach gut, die Hallen ein paar Meter entfernt und nicht 24 Stunden am Tag offen. 3.6.5. Geräte * 10 Funkgeräte und Reserveakkus. Die Geräte wurden von einer Firma ausgeliehen und entwickelten sich mit zum wichtigsten Gegenstand während der Woche. Einige zentrale Stellen (Anmeldung, Büro, Sanitäter, Zeltplatz, Bar, Geld) hatten fest ein Gerät, die anderen wurden nach Bedarf auf die Orga-Leute verteilt. Sind aber auch beim Auf- und Abbau schon nützlich und manche tragen sie auch statt eines Badges... * 2 Telefone und ein FAX-Gerät (welches nicht richtig funktionierte) während der Convention auf dem Gelände. * 1 Funktelefon, was wir fast nicht gebraucht haben. * 2 Computer für Büroarbeiten. Computer sind zwar doof, aber auch für vieles total praktisch und es sieht oft professioneller aus. * 1 Anrufbeantworter, auch ganz praktisch. 3.6.6. Kinderbetreuung Wir hatten die Möglichkeit einen Raum im benachbarten Kindergarten zu nutzen und das Jugendamt hat während der Convention Angebote für Kinder gemacht, die auch die teilnehmenden Kinder nutzen konnten. Wir hatten gehofft, daß unsere Vorbereitungen dafür genug wären, stimmte leider nicht. Die Bedürfnisse der Eltern und die Bereitschaft von Einzelnen (die es vorher teilweise schon angekündigt hatten) Kinder zu betreuen waren doch sehr unterschiedlich. Dies und mangelnde Absprachen haben dann dazu geführt, daß keine effektive gemeinsame Kinderbetreuung stattgefunden hat. 3.6.7. Müll Für uns war klar, daß so wenig wie nötig Müll entstehen sollte, deshalb gab es kein Einweggeschirr und keine Papp- oder Plastikbecher für Getränke. In Zusammenarbeit mit den Hagener Müllentsorgern wurde ein Plan entwickelt, um eine getrennte Entsorgung durchzuführen. Es wurde Glas, Papier und Verpackungsmaterial gesondert entsorgt. Dies war für uns kostenfrei. Bezahlen mußten wir für die Essensabfälle von Rampenplan (nur 120 DM - die Stadt sammelt keinen Kompostmüll), und den ganzen Restmüll. Es ist für insgesammt 17 mal 1.100 Liter Restmüll bezahlt worden. Der zuständige Sachbearbeiter war erstaunt und erfreut, wie wenig es war. Wir waren erstaunt, daß die ersten Tage fast kein Müll angefallen ist, gegen Ende dafür um so mehr. 3.6.8. Wasser-, Stromversorgung etc. Natürlich braucht eine Convention auch sowas. Zirkuszelte haben normalerweise eine genaue Liste von dem was sie brauchen. Aber denke auch an die Händler (Strom für Licht) und den Essensbereich. Auch sollten dort, wo sich viele Menschen aufhalten, genug Toiletten vorhanden sein. Kläre früh woher Wasser kommt, Standrohre für Hydranten auszuleihen kann hohe Kautionen kosten. Kontrolliere die Elektroinstallation früh! Wir hatten Probleme obwohl wir 3 Monate vorher alles abgeklärt hatten. 3.6.9. Händlerdorf Für die Jonglierhändler haben wir ein kleines Hüttendorf aufbauen lassen, sodaß ein kleiner Markt entstand, der auch sehr zentral im Gelände war. Die Standgebühren für die Händler waren dadurch etwas höher (800 DM für 2m x 2,5m, 1.200 DM für 2m x 5m Hütte, 50 DM für Extra-Tisch), aber die Atmosphäre war dafür super. 3.7. Statistik * ca. 500 Voranmeldungen (wir hatten mit mehr gerechnet, aber auch versäumt auf einigen Conventions vorher unsere Infos zu verteilen) * ca. 1.800 zahlende Jongleure * 200 - 300 Tageskarten * ca. 1.000 Jongleure bei der Parade * 2.500 - 3.000 Besucher des Eröffnungsspektakels, davon 1.000 Jongleure * ca. 600 Nicht-Jongleure bei den Spielen im Stadion * 800 T-Shirts, bis auf 35 (die jetzt HelferInnen tragen) verkauft * 500 Helferkappen (kleine Anerkennung für HerlferInnen), davon 100 Rest, der nicht verschenkt oder verkauft wurde * 21 Händler im Händlerdorf plus Video-Händler, IJA, Kaskade und Catch * Convention-Postamt, von Jongleuren gemacht. Jeweils ca. 1.000 DM für Briefmarken, Telefonkarten und -gespräche, tausende von abgeschickten Briefen * viel Bier (Details verfügbar) * Geld: siehe extra Kassenbericht 4. Was ist daraus zu lernen ? 4.1. Leute vor Ort Wir haben es nicht rechtzeitig geschafft die anfallende Arbeit von Achims Schultern zu nehmen. Es ist total wichtig, daß frühzeitig schon mehr als eine Person in der Stadt ist, wo die Convention stattfindet. Zuviele Sachen gehen nur vor Ort und müssen sehr, sehr früh gemacht werden. Außerdem wird ein Platz zum Leben und Arbeiten für diese Leute gebraucht. 4.2. Besseren Zeltplatz suchen Es gab einige Jongleure, die ihr Zelt unbedingt neben ihrem Auto aufstellen wollten. Das kann problematisch sein, wenn nur begrenzt Platz für Wohnmobile vorhanden ist. Es ist gut einen Zeltplatz zu haben, der später ruhig ein paar Zelt-Heringe mehr haben darf. Wir hatten Probleme mit einer Pferdekoppel, die wir leider wegen Verletzungsgefahr für die Pferde nicht nutzen durften. Und aus ähnlichen Gründen auch mit dem Sportplatz. Der wurde uns erst sehr spät und auch nur weil es keine Alternative gab zur Verfügung gestellt. 4.3. Zirkuszelte Wenn du Zirkuszelte aufstellen willst mußt du genau wissen was und wo es in der Erde liegt, damit die Anker nicht irgendwelche Leitungen und Rohre beschädigen. Wenn ein Zelt aus dem Ausland aufgestellt werden soll, kann es erhebliche Probleme geben, weil es vielleicht nicht den nationalen Normen entspricht oder keine Zulassung hat. Die deutschen Baubehörden waren ziemlich genau und vorsichtig mit dem englischen Zelt. Nimm sehr, sehr früh Kontakt mit der Feuerwehr und den städtischen Baubehörden auf, die die Zelte abnehmen. 4.4. Kinderbetreuung Beim Buisness Meeting wurde darum gebeten, eine bessere Kinderbetreuung einzurichten. Es sollten ruhig professionelle Kräfte sein, die dann auch am Wochenende die Kinder betreuen könnten. Es muß auf jeden Fall vorher genau geklärt sein, wie es mit Kinderbetreuung laufen soll. Spontan ist es sehr schwer zu organsieren. 4.5. Essen 24 Stunden am Tag Einige Jongleuere hatten den Wunsch möglichst rund um die Uhr eine Essensversorgung zu haben. Wir waren froh die Essensversorgung an Rampenplan abgeben zu können. Weil sie ohne Bezahlung gearbeitet haben und weil sie auch etwas Freizeit haben wollten, konnten wir keinen "24-Stunden-Service" anbieten. Leider haben wir die Zahl der Leute die dort essen würden überschätzt. Das lag evtl. auch daran, daß es noch zwei Imbiß-Stände und den Eiswagen gab, die natürlich dafür an uns bezahlt haben. 4.6. Nationale Bankkonten für Voranmeldungen Es gab Schwierigkeiten bei den Voranmeldungen aus dem Ausland. Bei jeder überweisung bzw. jedem Scheck (außer EC-Scheck) wurde von dem Betrag eine Gebühr abgezogen. Wenn die Gebühr von den Jongleuren übernommen wurde (z.B. EC-Scheck) hat sich die Voranmeldung nicht mehr gelohnt! Es ist also besser in verschiedenen Ländern ein Konto einzurichten und dann nur ein oder zweimal eine überweisung über die Grenzen hinweg zu machen. 4.7. Warte nicht zu lange auf Jongleure Wir haben etliche Karten für die Public-Show nicht verkaufen können, weil wir glaubten sie noch für Jongleure aufheben zu müssen, die erst noch anreisen. An der Abendkasse sind wir sie dann nicht mehr los geworden. Also besser keine Rücksicht, die Jongleure hätten sich vorher anmelden können. 4.8. Kooperation mit der Stadt und anderen Mach dir vorher klar wo deine Interessen sind und wo andere die Convention für ihre Zwecke gebrauchen wollen. Es ist teilweise schwierig irgendwelche Wünsche der Kooperationspartner abzulehnen. Versuche wenigstens Extrawünsche auch extra bezahlen zu lassen. Es ist günstig, wenn die Ansprechpartner der Jongleure für eine Frage nicht ständig wechseln, also versuche Kontinuität in die Vorbereitungsarbeit zu bringen. Es hilft dir und denen, die mit dir Kontakt haben. 4.9. Verträge besser machen Du mußt wirklich jede Kleinigkeit schriftlich festmachen oder mit den überraschungen leben können. Es ist auch total schwierig Sachen innerhalb der Orga-Gruppe zu vermitteln, wenn sie nicht irgendwo aufgeschrieben sind. Wir haben von anfang an Protokolle unserer internen Treffen geschrieben, was sehr hilfreich war. Menschen in der Stadtverwaltung unternehmen normalerweise nichts, auch wenn sie schon von etwas wissen oder wollen, bis du dich an die Regeln gehalten und einen Antrag geschrieben hast oder ähnliches... Wir hatten interne Probleme mit den Hütten der Händler, sie wurden teilweise dreckig zurückgelassen. Vielleicht hilft eine Kaution, die nur zurückbezahlt wird, wenn auch aufgeräumt ist? 4.10. Sponsoren Wenn du daran denkst Sponsoren für eine Convention zu suchen, dann kümmere dich sehr, sehr früh darum. Solche Gelder werden sehr weit im voraus verplant (bis zu zwei Jahre), sowohl bei privaten Firmen als auch bei öffentlichen Stellen. Wenn du Kontakt mit Firmen aufnimmst mach' dir vorher klar, was du ihnen anbietest und zu welchem Preis. Außerdem brauchst du etwas Material, damit die Leute wissen um was es beim Jonglieren oder einer Convention geht. Das muß extra für diesen Zweck gemacht sein, die Infos für Jongleure taugen nichts dafür. Eine wichtige Quelle für Material sind die Brauereien. Da du sowieso Bier kaufen mußt, versuche möglichst viel über die Brauereien zu besorgen. Tische, Bänke, Theken, Schläuche usw. sollten normalerweise kein Problem sein. Sachmittel-Sponsoring ist in vielen anderen Bereichen ebensfalls denkbar (Feuerlöscher, Flugtickets,...). 4.11. Pressearbeit Du brauchst auf jeden Fall vor der Convention schon Fotomaterial. Du mußt sehr genau klar haben, wo du Presse haben willst und wo nicht, wo fotografiert/gefilmt werden darf und wo nicht. Es ist nicht einfach (Presse-)Menschen klar zu machen, was eine Convention ist, wenn sie noch nie eine mitgemacht haben.Stell dich darauf ein, daß die Presse ganz persönlich an dir interessiert ist, wer du bist, wieso du eine Convention vorbereitest (gute Frage!), wovon du in dieser Zeit lebst usw. Es ist auch wichtig zu klären, wer eigentlich mit der Presse zu tun haben soll/will, nicht jedeR hat Lust auf Pressekontakte. Während der Convention ist die Presse sehr interssiert was eigentlich los ist, Kontaktpersonen und Material muß dann da sein. 4.12. Videos Viele Leute fragen nach Convention-Videos und auch die Public-Show-Künstler sind an Videos von der Show interessiert. Die Jonglierhändler sind bereit sie für euch zu verkaufen, sobald sie fertig sind. 4.13. Familientickets Es wurde beim Buisness Meeting angeregt ein Familienticket zu haben, weil es für Jongleure mit Kindern relativ teuer sei an der Convention teilzunehmen. 5. Materialien 5.1. Infos deutsch/englisch Wir hatten 5.000 + 2.000 deutsche und 6.000 englische Infos für Jongleure. Das waren etwas zuviel. Unser Plan französische und spanische Infos zu machen, konnte nicht realisiert werden. Wir haben die englischen Infos dafür genommen. Die Infos wurden vorher auf Conventions verteilt, wir waren leider sehr schlampig damit, uns sind ein paar Conventions durch die Lappen gegangen. Verlaß dich nie darauf, daß schon irgendwer irgendwo hinfahren wird! Gute Unterstützung gab es von den Jonglierhändlern, die die Infos in ihre Pakete mit reingelegt und in ihren Läden ausgelegt haben. 5.2. Plakate Die Auflage des Plakates betrug 1.000 Stück (DIN A1). Das war für uns ausreichend. Wir waren sehr spät mit dem Plakat fertig. Es wurde teilweise an die Jonglierhändler weitergegeben, einige wurden auf Kosten der Stadt an Litfaßsäulen geklebt, viele gingen in Pressemappen und wurden kurz vor der Convention auf Stelltafeln verklebt. Einige wurden auch an Jongleure verkauft. 5.3. Convention-Führer Ein kleiner (DIN-A6) Convention-Führer mit allen Information zum Convention-Gelände wurde gedruckt. Es gab 3.000 Stück, 1.000 zuviel. Dieser Führer hatte 48 Seiten und enthielt einen Kalender für die Convention, Termine der folgenden Conventions, ein Kreuzworträtsel und einige Hintergrundinformationen. Er wurde in einer Mischung aus Deutsch und Englisch geschrieben. 5.4. T-Shirts Es wurden 800 T-Shirts gedruckt, davon wurden 735 an Jongleure verkauft, 40 wurden von der Stadt für Werbemaßnahmen abgekauft und der Rest als kleine Aufmerksamkeit an verschiedene Menschen verschenkt. Wir hätten auch noch 50 bis 100 mehr verkaufen können. 5.5. Aufmerksamkeiten für HelferInnen Wir haben etxtra für HelferInnen Schirmmützen bedrucken lassen und verteilt. Außerdem gab es Convention-Uhren, die in kleiner Auflage (100 Stück) für die Veranstaltung gemacht wurden. Menschen, die uns besonders unterstützt haben, haben eine Uhr geschenkt bekommen. Wenn du Werbematerial einsetzen willst, besorge dir vorher ein Muster, sonst erfüllt es vielleicht nicht die Erwartungen. 5.6. Dekoration Wir haben 6 Banner für die Brücken in Hagen gemalt. 2.000 Luftballons, 500 Halstücher, viel anderen Stoff, viele Hinweisschilder und andere Plakate für "Erlaubtes und Verbotenes" und eine Menge Farben, Stift, Kleber etc. 5.7. Werbesachen der Stadt Die Stadt Hagen hat innerhalb ihrer Publikationen stark für die Convention geworben und auch spezielle Info-Zettel (Auflage 10.000 Stück) gedruckt. 6. Unsere Adressen Falls du noch mehr wissen willst kannst du uns hier erreichen: Achim Schartl (1.Vorsitzender, Stadtkontakte) Bachstr. 34 D-58089 Hagen Tel: +49 2331 339644 Heike Tüshaus (Anmeldung, Information, Händler) Schloßstr. 1 D-95448 Bayreuth Tel: +49 921 94828 Jens Herden (Infrastruktur, Arbeitsvermittlung) Kirchweg 1 D-34260 Kaufungen Tel: +49 5605 8007-26 Fax: +49 5605 8007-40 Michael Hennecke (Geld, juristische Fragen) Weltzienstr. 43 D-76135 Karlsruhe Tel: +49 721 812639 Olaf Dünger (Dekoration, Bar) Nibelungenstr. 49 D-95444 Bayreuth Tel: +49 921 26939 Til Sauerwein (Shows, Spiele, Händler) Harbig 14-814 D-14055 Berlin Tel: +49 30 3062712 Und es geht natürlich auch per E-Mail an juggling@rz.uni.karlsruhe.de. ---------------------------------------------------------------------------- EJA (D) / juggling@rz.uni-karlsruhe.de / Michael Hennecke / 03.12.1994