From: "Denis Rotter" To: "Jonglier Mailinglist" Subject: Re: Conention-- Vorbereitungen/Planung Date: Thu, 16 Nov 2000 17:49:44 +0100 Reply-To: "Denis Rotter" Sender: juggling-owner@owl.de Status: hi peter, hi liste ich schreib mal was wir bei unserer convention so vorausgeplant und organisiert haben und ws wir somit auch nächstes jahr wieder machen werden wenn die 2. ludwigsburger convention steigt (schonmal werbungmachen =;o) ): aaaalso: - zuerstmal sollte die location stehen, dann könnt ihr mit allem weiteren loslegen. laßt euch die ja rechtzeitig vertraglich zusiochern. wir haben letztes mal den fehler gemacht daß wir alles zuerst mündliuch vereinbart haben. dadurch gabs dann probleme mit dem raum für die public-show. allerdings kahmen diese probleme erst dann auf als das meiste andere bereits organisiert war und es fast unmöglich war das ding wieder abzublasen. wenn das wetter damals nicht so schön gewesen wäre daß wir die show drausen machen konnten wäre sie buchstäblich ins wasser gefallen! - preiskalkulation. soll heißem: welche unkosten habt ihr und mit wievielen leuten rechnet ihr als minimum. wir haben bei unserer convention sogar etwas gewinn gemacht. aber nur, weil zur public-show noch recht viel publikum aus ludwigsburg gekommen ist. ansonsten wärs echt knapp geworden. denkt auch daran daß ihr wahrscheinlich schon im voraus ausgaben haben werdet. irgendwer (am besten alle zusammen) sollte das geld vorstrecken. außerdem muß klar sein wer die kosten trägt wenn ihr miese macht. wir haben damals jeder etwas vorgestreckt in dem bewußtsein daß das geld eben futsch ist für den fall daß wir miese machen - verpflegung: was soll es geben? zu welchem preis? oder umsonst wie zB erlangen/augsburg? welche ausgaben habt ihr dafür und was nehmt ihr damit wieder ein wenn es nicht umsonst ist? es gab schon conventions die durch fehlplanung beim essen miese gemacht haben. ihr solltet euch vor allem etwas überlegen daß wo ihr leicht mehr machen könnt wenn doch mehr leute kommen, was aber auch nicht zu hohe kosten verursacht für den fall daß weniger kommen und ihr auf eurtem essen sitzen bleibt. außerdem wäre es sicher gut wenn es tagsüber zB belegte brötchen oder sowas gäbe. nicht jeder hat auf conventions sein vesperpaket dabei - public-show: wollt ihr eine machen? (ich denke mal ja). wenn ja, dann kümmert euch vorher schon darum. ihr sollte bereits vor der convention einige nummern beisammen haben sodaß ihr auf der convention selber höchstens 2 oder 3 zusätzliche nummern suchen müsst. passt auf daß die show nicht zu lang wird. wir haben letztes jahr den fehler gemacht daß wir die blosen zeiten der nummern zusammengerechnet haben plus etwa 1 min ansage pro nummer. dann dachten wir: oh je ist das kurz! und suchten schnell noch mehr nummern. später hat sich dann gezeigt (bei der show) daß die show nun viel zu lang war. selbst ohne die zusätzlichen nummern die kurzfristig gemacht wurden wäre sie von der läönge her das maximum gewesen. trotzdem danke an alle die mitgemacht haben! - gebühren: ich habe bisher noch nicht erlebt daß eine convention auf die folgenden dinge hin überprüft wurde, aber sicher kann man sich nicht sein. deshalb: + gaststättenrechtlichen gewerbeschein (oder sowas ähnliches) für die veranstaltung. wir brauchten sowas nicht. wir haben angefragt ob wir das brauchen, haben die veranstaltung beschrieben und es wurde als privatveranstaltung eingestuft. allerdings brauchten wir dann so einen schein für die public show, da wir da getränke und belegte brötchen verkauft haben und diese show dann sehr wohl als öffentliche veranstaltung eingestuft wurde, da hier auch publikum von außerhalb der convention kahm. fragt aber lieber bei den zuständigen stellen nochmal nach. kann sein daß sowas in anderen städten anders ausgelegt wird + gema-gebühren: für public-show und für die musikuntermalung in den jonglierhallen. im gegensatz zur bewirtung wurde bei der gema die convention nämlich sehr wohl als öffentliche veranstaltung betrachtet! außerdem müsst ihr euch hierfür vorher überlegen wieviele sitze es bei eurer show gibt. davon hängt nämlich die höhe der gebühren ab. passt auf daß ihr nicht zu viele sitze einkalkuliert. sonst ist am ende die hälfte leer und die gema-gebühren zahlt ihr trotzdem! wie gesagt, ich habe noch nie erlebt daß eine convention auf die letzten beiden punkte hin kontrolliert wurde. aber sicher ist sicher. wenn das ding nicht angemeldet ist drohen saftige strafen. beispielsweise verlangt die gema dann wenn ihr auffliegt das doppelte dessen was ihr eigentlich hättet zahlen müssen (beim ersten mal. im wiederholungsfall entsprechend mehr) - spiele: wenn ihr spiele machen wollt: was für spiele? was gibt es als preise? wenn ihr was neues machen wollt: probiert es vorher aus! sonst geht es evtl. schief (auch schon passiert). was gibt es als preise? preise vorher besorgen! und zwar nicht erst in der letzten woche. da werdet ihr evtl. andere dinge um die ohren haben - wenn ihr eine parade machen wollt: klärt das möglichst früh mit der stadt ab. kümmert euch rechtzeitig um den transport der jongleure zur parade und wieder zurück (gilt auch für die show wenn sie außerhalb der convention ist) - macht vorher in eurer stadt werbung für die convention und die show. dadurch hatten wir damals recht viele besucher aus der stadt bei der show. wir sind vorher in gauklerkostümen samstags durch ludwigsdburg gelaufen und haben flyer verteilt - flyer drucken. druckt die flyer rechtzeitig daß sie auf den conventions im vorfeld ausgelegt werden können. wenn ihr selbst nicht zu den conventions kommen könnt dann schickt einen packen zu den orgas. die legen die flyer dann für euch aus. schickt außerdem flyer zu freunden und bekannten unter den jongleuren oder jongliertreffs die ihr kennt - wenn alles steht: kaskade benachrichtigen, jis benachrichtigen, mailingliste vollspammen, gauklergewerkschaft benachrichtigen, jonglieren.de benachrichtigen, evtl. homepage ins netz stellen (könnte ich euch evtl. helfen wenn das von euch niemand kann). benachrichtigt die kaskade so früh wie möglich. das dauert immer etwas bis das nächste heft rauskommt. und wenn das layout fürs nächste schon fertig ist dann stehts erst in der übernächsten. auch der jis braucht immer eine weile bis er aktualisiert wird so, das wars erstmal. euch fallen sicher noch ein haufen kleinigkeiten ein die noch zu tun sind. das war mal das wichtigste. ich könnte die liste noch ein ganzes stück weiterführen, aber das sind dann nur noch so kleinigkeiten die sowieso überall etwas anders sind. viel spaß und glück! cu Denis \|/ _ _ (o) (o) =( )= +-------------oooo-----\_/-----oooo-------------+ | | | Faszination, Unterhaltung, Humor ... | | Die Web-Site der Jongliergruppe Schleudersitz | | | | http://schleudersitz.x2.nu | | | | ein rießiges Grafikarchiv findest du unter | | http://www.getpics.de | | | | emil: crazy-d@gmx.de | | | +-----------------------------------------------+